E-fakturowanie to dane ustrukturyzowane, a nie PDF wysłany e-mailem
Europejskie przepisy o e-fakturowaniu coraz częściej wymagają faktury, którą oprogramowanie może odczytać pole po polu. Zwykły PDF może wyglądać poprawnie dla człowieka, ale nie dostarcza automatycznie ustrukturyzowanych danych sprzedawcy, nabywcy, VAT, pozycji i płatności, których oczekują systemy księgowe i platformy publiczne. XRechnung, Peppol BIS i Factur-X używają zdefiniowanych struktur XML opartych na europejskim modelu semantycznym EN 16931. E-faktura może nadal mieć czytelną dla człowieka postać, ale oficjalne przetwarzanie zależy od jej ustrukturyzowanych pól i reguł profilu. Odbiorca może też wymagać adresu elektronicznego, numeru zamówienia lub krajowego identyfikatora routingu. Wymagania różnią się w zależności od kraju, typu klienta i daty wdrożenia, dlatego przed wysyłką potwierdź obowiązujące wytyczne krajowe. To ogólne wskazówki, a nie porada podatkowa.
XRechnung, Peppol BIS czy Factur-X?
Wybierz XRechnung, gdy prosi o niego niemiecki klient lub nabywca publiczny, i wpisz przekazaną przez niego referencję nabywcy — w sektorze publicznym często jest to Leitweg-ID. Wybierz Peppol BIS Billing 3.0, gdy Twój klient odbiera faktury w procesie połączonym z siecią Peppol — to częste w obiegach transgranicznych i belgijskich. Factur-X używa danych UN/CEFACT CII i jest rozpowszechniony we Francji. Zanim wybierzesz, zapytaj odbiorcę, jaki profil i kanał dostarczania akceptuje. Strukturalnie poprawny XML może mimo to zostać odrzucony, gdy sieć lub nabywca stosuje dodatkowe reguły biznesowe. Ta wersja pobiera wyłącznie XML CII zgodny z EN 16931; nie twierdzimy, że tworzy certyfikowany hybrydowy plik Factur-X PDF/A-3.
Generator sprawdza własną pracę
Podczas pisania formularz oblicza każdą pozycję, grupuje VAT według stawek, aktualizuje sumy i renderuje ten sam czytelny widok faktury, którego używa przeglądarka faktur ArveBot. Przed pobraniem wybrany XML jest generowany, ponownie odczytywany przez mechanizm przeglądarki faktur i sprawdzany natychmiastowymi regułami Tier 1 normy EN 16931. Nieudany cykl generowania i ponownego odczytu blokuje pobieranie i wskazuje pola, które wymagają uwagi. Ta samokontrola wychwytuje brakujące dane obowiązkowe i niespójności rachunkowe, zanim plik trafi do Twojego klienta. Przed wysyłką sprawdź nazwy, identyfikatory, dane bankowe, daty i sposób opodatkowania — automatyzacja nie rozstrzygnie, jakie zasady VAT mają zastosowanie do Twojej sprzedaży.
Twoja faktura zostaje na Twoim urządzeniu
Edycja faktury, obliczenia, generowanie XML, parsowanie i walidacja działają lokalnie w Twojej przeglądarce. ArveBot nie otrzymuje nazw, adresów, numerów VAT UE, opisów pozycji, cen, danych bankowych ani pobranego XML. Wersja robocza jest zapisywana w Twojej przeglądarce, więc możesz kontynuować później. Dane sprzedawcy są zapisywane osobno tylko wtedy, gdy zaznaczysz „Zapamiętaj moje dane sprzedawcy”. Wyczyść formularz lub pamięć przeglądarki, aby usunąć dane lokalne. Opcjonalny zapis na listę oczekujących wysyła i przechowuje wyłącznie Twój e-mail, język i źródło (generator) — dane te służą tylko do kontaktu w sprawie tego zgłoszenia.