Zo werkt de conversie van PDF naar Excel
De meeste bankafschriften bevatten een verborgen tekstlaag, ook als ze eruitzien als vaste pagina’s. ArveBot leest die tekst in je browser en verstuurt alleen de geëxtraheerde tekst naar een EU-gehoste AI-dienst, die de afschriftperiode, het gemaskeerde rekeningnummer, de saldi en de transactieregels herkent. De originele PDF wordt op deze route niet verstuurd. Na de structurering krijg je een bewerkbare tabel en kun je een XLSX-werkmap met echte datum- en getalceltypen exporteren, een UTF-8-CSV of een tabgescheiden tabel voor het klembord. Regels blijven in de volgorde van de bron, en omschrijvingen blijven bewerkbaar voordat er een bestand wordt gemaakt, zodat correcties in elk exportformaat terechtkomen. De CSV-kolommen zijn boekdatum, valutadatum, omschrijving of tegenpartij, bedrag met teken, lopend saldo na de transactie en rekeningvaluta.
Saldo-aansluiting vangt plausibel ogende fouten af
Een nette spreadsheet is niet genoeg als één bedrag het verkeerde teken heeft of een decimaal verkeerd is gelezen. De converter controleert dat het beginsaldo plus de som van alle bedragen met teken op hooguit één cent na gelijk is aan het eindsaldo. Wanneer het afschrift lopende saldi vermeldt, wordt elke regel op volgorde gecontroleerd. Bij een verschil wordt de eerste regel gemarkeerd die niet uitkomt op het saldo dat de bank opgeeft. Een bedrag bewerken voert de berekening direct opnieuw uit. Een groen resultaat verschijnt alleen wanneer de totalen en de regelcontroles kloppen; anders blijft de waarschuwing zichtbaar en bevatten geëxporteerde bestandsnamen “needs-review”.
Het afschrift wordt niet opgeslagen
Tekstextractie gebeurt op je apparaat wanneer de PDF bruikbare tekst bevat. Alleen die geëxtraheerde tekst bereikt de conversieroute van ArveBot en de in de EU gehoste API van Mistral voor structurering. Gescande pagina’s volgen een aparte route: je browser rendert elke pagina als beeld en verstuurt die paginabeelden voor optische tekenherkenning. Verzoeken bevatten geen bestandsnaam of PDF-metadata. De verwerking gebeurt in het geheugen, er wordt geen documentinhoud naar schijf geschreven, er verschijnt geen documentinhoud in applicatielogs, en afschriftgegevens worden nooit gebruikt om ArveBot te trainen. Downloads worden lokaal in je browser gemaakt.
Gescande afschriften en afschriften met meerdere valuta’s
Een scan heeft geen betrouwbare tekstlaag, dus bereidt de browser in plaats daarvan paginabeelden voor OCR voor. De gratis tool accepteert maximaal 15 pagina’s en 10 MB. Duidelijke, rechte pagina’s geven betere resultaten dan foto’s met schaduwen of afgesneden randen. Bij rekeningen met meerdere valuta’s blijft het geëxporteerde bedrag het bedrag met teken in de rekeningvaluta; oorspronkelijke bedragen in vreemde valuta en wisselkoersdetails blijven in de omschrijving staan wanneer het afschrift ze toont. Controleer altijd valuta, tekens en saldowaarschuwingen voordat je het bestand in je boekhoudsoftware importeert. De converter helpt bij het overnemen, maar hij beslist niet over de boekhoudkundige verwerking en geeft geen belastingadvies.